Grensoverschrijdende facturatie, btw en facturen voor advertentiebudget

Diensten steken de grens anders over dan goederen

Goederen vallen doorgaans onder de btw waar ze worden verbruikt. Diensten tussen bedrijven vallen doorgaans onder de btw waar de klant is gevestigd. Dat ene verschil verklaart waarom een buitenlandse aanbieder een binnenlands bedrijf kan factureren zonder lokale btw en waarom de klant die vervolgens zelf aangeeft.

Voor adverteerders die media in meerdere markten inkopen, betekent dit dat de btw-behandeling de vestigingsplaats van de adverteerder volgt en niet de locatie van de doelgroepen die worden bereikt.

Plaats van dienst en verleggingsregeling

De verleggingsregeling betekent dat de klant de btw aangeeft in plaats van de aanbieder. De aanbieder factureert zonder btw en vermeldt dat de belasting door de klant moet worden aangegeven. De klant geeft die aan als af te dragen btw én, voor zover gerechtigd, als voorbelasting, zodat het netto kaseffect voor een volledig belastingplichtig bedrijf doorgaans nihil is.

De factuur moet de juiste vermelding bevatten om de behandeling geldig te laten zijn, en de klant moet voor de btw geregistreerd zijn. Adverteerders die niet geregistreerd zijn, of gedeeltelijk vrijgesteld, moeten dit zorgvuldig bekijken, omdat het netto-effect dan niet langer nihil is.

Is een adverteerder geheel buiten het btw-gebied gevestigd, dan verschilt de behandeling opnieuw, en het praktische antwoord hangt af van de betrokken jurisdicties.

Wie de dienst daadwerkelijk levert

De facturerende entiteit bepaalt de btw-behandeling. Wordt de adverteerder rechtstreeks door het platform gefactureerd, dan is het platform de aanbieder. Wordt het account via een channel partner gefinancierd, dan factureert de partner de adverteerder doorgaans het gefinancierde bedrag.

Dat onderscheid verandert hoe de factuur eruitziet, want een partnerfactuur kan de mediakosten en een eventuele commerciële marge op één document combineren. Adverteerders die de platformkosten voor hun eigen rapportage gescheiden willen hebben, moeten vóór de start van de samenwerking vragen hoe de factuur is opgebouwd, niet pas als de eerste binnenkomt.

Geconsolideerde facturatie of facturatie per account

Adverteerders die campagnes in meerdere landen via meerdere accounts voeren, ontvangen ofwel één geconsolideerde factuur voor alle accounts, ofwel aparte facturen per account of per entiteit.

Consolidatie is meestal eenvoudiger te verwerken, maar kan de interne kostenallocatie compliceren. Facturatie per account is overzichtelijker voor kostenplaatsen en bij volume lastiger te beheren.

Welke vorm u ook kiest, die moet passen bij de manier waarop de financiële functie van de adverteerder de kosten wil vastleggen. De structuur midden in het jaar wijzigen levert afstemmingswerk op dat volledig te vermijden is.

Wat er op een factuur thuishoort

Een bruikbare factuur voor grensoverschrijdend advertentiebudget vermeldt de aanbieder en zijn fiscale registratie, de klant en zijn fiscale registratie, de gedekte periode, het bedrag en de valuta, de toegepaste btw-behandeling en een omschrijving van de dienst die controleerbaar genoeg is.

De omschrijving is belangrijker dan hij lijkt. “Advertentiediensten” zonder periode of verwijzing naar de gedekte accounts is maanden later lastig af te stemmen met platformoverzichten, en is een veelvoorkomende constatering bij belastingcontroles.

Valuta, wisselkoers en rapportage

Wijkt de factuurvaluta af van de functionele valuta van de adverteerder, dan zijn zowel de toegepaste wisselkoers als de datum waarop die is bepaald van belang voor de rapportage.

De afwikkelingsvaluta van een samenwerking is een commerciële voorwaarde die vooraf wordt overeengekomen en schriftelijk wordt vastgelegd. Die geldt voor de samenwerking als geheel en verschilt niet per advertentieplatform, wat de financiële kant eenvoudig houdt en vergelijkingen zinvol maakt.

Adverteerders met aanzienlijk grensoverschrijdend budget moeten met hun accountant afstemmen welke wisselkoersconventie zij moeten gebruiken, omdat de praktijk per jurisdictie verschilt.

Vragen die u vóór de eerste factuur moet regelen

Welke entiteit factureert u, en is dat het platform of een tussenpartij? Wat is de plaats van dienst voor uw bedrijf, en geldt ‘btw verlegd’? Zijn de mediakosten op de factuur gescheiden van een eventuele commerciële marge? Is de facturatie geconsolideerd of per account? Welke valuta, en volgens welke wisselkoersconventie? En bevat de factuur genoeg omschrijving om af te stemmen met platformoverzichten?

Die vragen zijn allemaal vooraf te beantwoorden. Ze pas bij de eerste factuur ontdekken, of erger nog bij de jaarafsluiting, maakt van een overzichtelijke afspraak een afstemmingsoefening.

Veelgestelde vragen